Secretariaatsmedeweker

Als secretariaatsmedewerker bij NS ben je een waardevolle ondersteuning voor de afdeling Communicatie met je proactieve en servicegerichte houding. Binnen deze Participatiebaan staat een buddy klaar om je te helpen bij de start en je ontwikkeling in je rol.
Als secretariaatsmedewerker ben je verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van de afdeling Communicatie. Je voert een aantal taken uit, die met een bepaalde regelmaat terugkeren. Dit kan zijn een zorgvuldige planning maken, overzichten van activiteiten, regelen van bloemen of activatiemiddelen, opschonen van intranetpagina’s en verzendlijsten, indelen en ontsluiten van sharepointpagina’s en het plaatsen van content. Ook eenmalige vragen om iets uit te zoeken, te regelen, bestellen of een vergaderlocatie vinden behoren tot je taken. Je werkt nauw samen met de secretaresse op de afdeling, stemt waar nodig af met MT leden over je werkzaamheden. Je bent aanspreekpunt voor vragen van collega’s en ondersteunt in de dagelijkse gang van zaken op de afdeling. Jij ziet zelf welke zaken opgepakt moeten worden en je kunt hier zelfstandig mee uit de voeten. Samengevat jouw primaire taak is het bieden van secretariële ondersteuning zoals:
• Het beheer van verzendlijsten, mailgroepen en communicatie-emailboxen.
• Telefonische afhandeling en beheer van het telefoonsysteem zoals New Bridges.
• Bestellen van kantoorartikelen en beheren van goedkeuringsprocessen.
• Reserveren en voorbereiden van vergaderlocaties.
• Verzorgen van representatieve taken tijdens bijeenkomsten en evenementen.
• Ondersteunen bij het opschonen en up-to-date houden van content op communicatiekanalen.