skip to Main Content

Administratief Ondersteuner Ambtelijk Secretaris

Omschrijving:

Als Administratief Ondersteuner Ambtelijk Secretaris ondersteun je de examencommissies, op zowel organisatorisch als administratief gebied, van het Domein Creative Business. De examencommissie is o.a. verantwoordelijk voor het bewaken van de kwaliteit van de examens, het opstellen van de richtlijnen om de uitslag van de examens te beoordelen, het aanwijzen van examinatoren en voor het optreden bij onregelmatigheden. Onze studenten kunnen bij de examencommissie terecht voor zaken als het aanvragen van een vrijstelling, een extra herkansing, keuzevakken buiten het normale
programma om te volgen of voor het eerder maken van een bepaalde toets.

Jouw rollen:
In goed overleg en afhankelijk van jouw inbreng en ervaring, zou je onderstaande taken kunnen
uitvoeren:
• Het e-mailboxbeheer; Jij screent inkomende e-mails op belang en prioriteit en zorgt ervoor dat
de benodigde stukken op de agenda voor de vergadering komen te staan.
• Je controleert of verzoeken van studenten, bijvoorbeeld een vrijstellingsverzoek, volledig en
correct zijn en geeft ze terugkoppeling middels een gestandaardiseerde e-mail. Eventueel voer
je hierbij een kleine uitzoekactie uit om te achterhalen of alle benodigde documenten, zoals
bijvoorbeeld een decaanverklaring, aanwezig zijn.
• Het agendabeheer van de Examencommissie; plannen, voorbereiden, bijhouden, taakbeheer,
archiveren in Teams.
• Het versturen van (agenda-) uitnodigingen via Outlook en het plannen van afspraken in
Teams voor leden van de Examencommissie. Bijvoorbeeld bij ad-hoc vergaderingen of
afspraken met studenten. Eenmaal jaarlijks worden de vaste vergadermomenten ingepland,
ook hierbij kan jij de agenda-uitnodigingen gaan verzorgen.
• Informatie op intranet bijhouden. Wanneer er bijvoorbeeld beleidsaanpassingen hebben
plaatsgevonden, of wanneer er nieuwe documenten beschikbaar zijn, zorg jij voor de
verwerking hiervan op het intranet zodat de informatie altijd actueel is.
• Voorbereiden overzicht behandelde verzoeken en beroepen. Dit doe je door data te
verzamelen uit rapportages en notulen.
• Afhankelijk van je persoonlijke ontwikkeling kunnen taken aangepast of uitgebreid worden.
Hierbij kun je denken aan bijvoorbeeld notuleren tijdens vergaderingen, examencommissie
registratiesysteem (ECRS) voorbereidingen treffen, of eenmalige (jaarlijkse) klussen
uitvoeren.

Let op: deze vacature is voor Wajongers en/of mensen die in het doelgroepregister staan.

Deel deze vacature:

Functie
BrancheAdministratie
PlaatsDiemen
BereikbaarheidOV, fiets, auto
IngangsdatumIn overleg
Aantal uur16 uur
WerktijdenIn overleg
Functie eisen

• Je staat in het doelgroepenregister van het UWV vermeld. Dit is een harde eis! Als dit niet het
geval is kom je niet in aanmerking voor deze functie
• Je beschikt over mbo 4-werk en denkniveau, of mbo 3 met administratieve achtergrond
• Goede beheersing van de Nederlandse taal
• Je bent digitaal vaardig en hebt ervaring in het werken met Microsoft Office. Je zult in deze
functie veel gaan werken met Microsoft Word, Teams, Outlook en SharePoint.
• Je bent in staat om nauwkeurig en zelfstandig te werken.
• Je durft vragen te stellen en door te vragen wanneer je twijfelt of iets niet begrijpt.
• Je beschikt over een goed organisatievermogen.
• Je bent integer en kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Je hebt een dienstverlenende instelling en kunt begrip voor de student opbrengen.
• Affiniteit met onderwijs, studenten en regelgeving is een pré

Overige informatie

Afhankelijk van jouw ontwikkeling kunnen taken aangepast of uitgebreid worden. We gaan daarover graag met je in gesprek.

Let op: Deze functie is dus alleen bedoeld voor kandidaten die in het doelgroepenregister van het
UWV vermeld staan.

Contactpersoon JobstapDemelza Tas
E-mailadres contactpersoontas@jobstap.nl
Telefoonnummer contactpersoon06-30168341

<< Terug naar alle vacatures

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Back To Top